ตอน – เครื่องมือการพัฒนาบุคลากรด้วย “การสอนงาน” การสอนงาน เป็น เครื่องมือพัฒนาบุคลากรแบบหนึ่งที่นำมาใช้พัฒนาความสามารถของพนักงาน ถือได้ว่าเป็นกระบวนการที่ผู้สอนงานใช้เพื่อเสริมสร้างและพัฒนาพนักงานให้มี ความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skill) และความสามารถเฉพาะตัว (Personal Attribute) ด้วยวิธีการหรือเทคนิคต่าง ๆ ที่วางแผนไว้เป็นอย่างดี ทำการสอนให้เป็นไปตามแผนงานที่กำหนดขึ้น จนกระทั่งสามารถฝึกให้พนักงานปฏิบัติงานตามที่สอนให้บรรลุเป้าหมายตามที่ กำหนดไว้ โดยผ่านกระบวนการปฏิสัมพันธ์ (Interactive Process) ระหว่างผู้สอนงานและพนักงาน โดยมากการสอนงานมักจะเป็นกลุ่มเล็กหรือรายบุคคล (One-on-One Relationship and Personal Support) ซึ่งต้องอาศัยเวลาในการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นการสอนงานจึงเป็นเทคนิคหนึ่งในการพัฒนาบุคลากรหรือลูกน้องของตนเอง ซึ่งจะเรียกผู้สอนงานว่า “Coach” โดยปกติผู้เป็น Coach สามารถเป็นผู้บริหารระดับสูง (Top Management Level) เช่น ผู้อำนวยการอาวุโส ผู้อำนวยการ หรือเป็นผู้บริหารระดับกลาง (Middle Management Level) เช่น ผู้จัดการอาวุโส ผู้จัดการฝ่าย หรือจะเป็นผู้บริหารระดับต้น (Low Management Level) เช่น ผู้ช่วยผู้จัดการ หัวหน้างาน เป็นต้น และเราจะเรียก ผู้ถูกสอนงานโดยปกติจะเป็นลูกน้องที่อยู่ในทีมหรือกลุ่มเดียวกันที่เรียกว่า “Coachee”
การสอนงานเป็นเครื่องมือการออกแบบพัฒนาความสามารถเฉพาะบุคคล มีการกำหนดเป้าหมายหรือผลงานที่ผู้สอนงานต้องการหรือคาดหวังให้เกิดขึ้น (Result – Oriented) ระหว่างผู้สอนงานและพนักงานที่จะต้องตกลงและยอมรับร่วมกัน (Collaborative) เป็นกระบวนการที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีหรือทางบวก (Positive Change) ด้วยอาศัยการให้ข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) โดยปราศจากอคติ มีการติดตามและประเมินผล เพื่อให้พนักงานมีสามารถนำสิ่งที่สอนไปใช้ต่อได้จริง ฝึกให้พนักงานคิดเป็น ทำเป็น และแก้ปัญหาได้ ทั้งนี้การสอนงานนั้นมีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่ต้องการ 3 ประการ ได้แก่
เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงาน - ผู้สอนต้องทำหน้าที่ในการกระตุ้นด้วยการชี้ให้เห็นแนวทางแก้ไข และให้พนักงานคิดแก้ไขปัญหาต่อเอง
เพื่อพัฒนาอาชีพเป็นการเตรียมให้พร้อมก่อนที่จะเลื่อนตำแหน่ง - ผู้สอนจะต้องทบทวนผลงาน ความสามารถปัจจุบัน และกำหนดเป้าหมายในการสอนงานโดยเน้นพัฒนาความสามารถในตำแหน่งที่พนักงานจะเลื่อนขึ้นไป
เพื่อปรับปรุงและพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น - ผู้สอนจะต้องทำหน้าที่ในการค้นหาความสามารถที่โดดเด่น / ความสามารถที่ต้องปรับปรุงของพนักงาน และจัดลำดับความสำคัญของความสามารถที่จะพัฒนา หรือต้องการเสริม และพัฒนาตามลำดับ
ขั้นตอนการทำ Coaching – การสอนงานนั้น มีขั้นตอนปฏิบัติ ดังต่อไปนี้
1. ขั้นตอนการวางแผนและกำหนดวัตถุประสงค์ – ผู้บังคับบัญชาจะต้องวางแผนระยะเวลาการสอนงาน ระบุความคาดหวัง แผนการดำเนินการ เป้าหมาย ผลลัพธ์ที่ต้องการ และมีการตกลงร่วมกันเกี่ยวกับประเด็นหรือจุดเน้นที่ต้องการชี้แนะร่วมกัน เนื่องจากเครื่องมือการสอนงานนั้นจะเน้นไปที่การเชื่อมโยงความรู้ไปสู่การ ปฏิบัติจริง เป็นการทำงานเชิงลึก (Deep Approach) และวางแผนร่วมกันว่าในแต่ละครั้งที่ดำเนินการสอนงานนั้น จะสอนงานลงลึกเฉพาะในเรื่องใดเรื่องหนึ่งเป็นพิเศษ
2. ขั้นตอนการสื่อสารและตกลงเป้าหมายร่วมกัน – ผู้บังคับบัญชาจะต้องสำรวจงานที่ต้องสอนให้กับพนักงาน โดยจัดลำดับความสำคัญของงานที่ควรสอนก่อน และพิจารณาร่วมกับทักษะและความสามารถที่จำเป็นต้องเสริมสร้างของพนักงานใน การทำงาน หลังจากนั้นผู้บังคับบัญชาต้องสื่อสารกับพนักงาน เพื่อให้พนักงานรับรู้แนวทางในการสอนงานของผู้บังคับบัญชา ทั้งนี้ผู้บังคับบัญชาควรตั้งคำถามเพื่อจุดประกายให้พนักงานเห็นความสำคัญ ของการพัฒนา ดังตัวอย่างของคำถามต่อไปนี้
“คุณต้องการบรรลุเป้าหมายอะไรในอนาคต”
“คุณมีความสามารถหรือข้อได้เปรียบอะไรที่จะช่วยให้บรรลุเป้าหมาย / สิ่งที่ต้องการพัฒนามีอะไรบ้าง”
“คุณจะเริ่มต้นอย่างไร”
“คุณกำหนดช่วงเวลาอย่างไร”
3. ขั้นตอนการเรียนรู้และการสอนจริง – กระบวนการสอนจริงเป็นกระบวนการให้พนักงานได้เรียนรู้ในเรื่องที่ผู้บังคับ บัญชาจะต้อง ประเด็นที่ผู้บังคับบัญชาต้องตระหนักและให้ความสำคัญก็คือ การสอนพนักงานนั้นจะต้องเลือกวิธีการสอนงานให้กับพนักงานตามความเหมาะสม พยายามให้พนักงานมีส่วนร่วมในการแลกเปลี่ยนข้อมูล สนใจสังเกตการทำงานของพนักงานภายหลังจากการสอนงาน และหมั่นสอบถามข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) จากพนักงานเสมอว่าเข้าใจงานที่สอนหรือไม่ มีปัญหาสงสัยในเรื่องใด ทั้งนี้ในการสอนงานนั้น ผู้บังคับบัญชาควรยกตัวอย่างประกอบการสอนงาน ให้ข้อแนะนำ และชมเชยเมื่อพนักงานทำถูกต้องเสมอ
4. ขั้นการติดตามและประเมินผลการสอน – ภายหลังจากที่ผู้บังคับบัญชาสอนพนักงานเสร็จแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายก็คือ การ ติดตามและประเมินผลการสอนงาน ไม่ว่าจะเป็นในช่วงระหว่างสอนเสร็จหรือช่วงภายหลังจากการสอนงาน ผู้บังคับบัญชาจะต้องติดตามการทำงานของพนักงานและแจ้งข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) ให้พนักงานรับทราบ ขั้นตอนนี้ผู้บังคับบัญชาจะต้องประเมินการสอนงานของตนเองด้วยเช่นกันเพื่อ ปรับปรุง และปรับเปลี่ยนวิธีการสอนงานให้เหมาะสมหากพนักงานยังไม่เข้าใจ
สรุปว่าการสอนงานเป็นเครื่องมือการ พัฒนาความสามารถของพนักงานได้ทุกระดับ สามารถนำไปพัฒนาได้ในหลายโอกาส การสอนงานจึงเป็นเทคนิคหนึ่งในการพัฒนาพนักงานที่มีประสิทธิภาพ ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายแทบในทุกองค์การ การสอนงานเป็นกระบวนการที่ส่งเสริมให้พนักงานทำงานและเรียนรู้งานไปด้วยใน ตัว อันนำไปสู่ทักษะความชำนาญที่เกิดขึ้นในการทำงานต่อไป
อาภรณ์ ภู่วิทยพันธุ์
p_arporn11@yahoo.com
